Preservación según la norma ISO 9001:2015
Otro apartado que tenemos que tener en cuenta de la norma ISO 9001:2015 es el requisito de la preservación del producto y/o servicio. ¿Qué debemos cumplir según la norma? ¿Qué interpretación debemos realizar? ¿Cómo lo hacemos?
Este apartado debe ser coherente y su tratamiento debe tener relación a lo expuesto en el artículo de propiedad de las partes interesadas según ISO 9001:2015.
¿Qué debemos cumplir según la norma?
En la norma, en su apartado 8.5.4, se describe:
8.5.4 Preservación
La organización debe
asegurarse de la preservación de las salidas del proceso durante la
producción y la prestación de servicios, en la medida necesaria para
mantener la conformidad con los requisitos.
NOTA: Preservación puede incluir la identificación, manipulación, embalaje, almacenamiento, transmisión o transportación y protección.
¿Qué interpretación debemos realizar?
Debemos tener un control
y gestión de todo los procesos de la empresa, en este caso hace
referencia al proceso de salida del proceso de producción de un producto
o prestación de servicio.
Por ejemplo, si nuestra empresa fabrica un producto, nos tenemos que asegurar que dicho producto solicitado por el cliente esté:
- Bien identificado: se debe aplicar una metodología correcta y eficaz de identificación y trazabilidad
de dicho producto, para ello se debe seguir el procedimiento detallado.
Un cliente, si tiene algún percance con el producto, mediante el
deciros el número de identificación, vosotros debéis conocer, tras una
consulta rápida, de qué producto se trata, cuándo se ha fabricado, cómo
se ha fabricado, qué lotes de materiales se han utilizado y su
dosificación, que requisitos previos había solicitado el cliente, quien y
cómo se verificó su fabricación, el contrato firmado por el cliente,
etc.
- Manipulación:
se debe establecer un procedimiento o instrucción específica para
conocer con detalle cómo se debe manipular el producto durante todo el
proceso de producción y por supuesto durante el proceso de la entrega al
cliente. En este punto, dependiendo del sector, puede ser que exista
alguna legislación o normativa de obligado cumplimiento, que debe ser
descrita en el correspondiente procedimiento.
NOTA: en algunos
casos, también se tiene que tener en cuenta la manipulación del producto
desde el principio del proceso de producción. por ejemplo, una empresa
que realiza ensayos de muestras. El cliente aporta una muestra que debe
analizarse, esta debe almacenarse y manipularse de una forma concreta, y
seguramente siguiendo una normativa o legislación concreta. El
resultado final es facilitar al cliente los resultados de los ensayos
realizados sobre la muestra (un servicio). Por lo tanto, el proceso de
manipulación, almacenaje y protección se refieren durante el mismo
proceso de producción, y no al final cuando existe un producto final. En
este ejemplo, también se deberá establecer el tratamiento que debemos
hacer sobre los restos de las muestras que no han sido analizados, si se
guardan (cuánto tiempo), si se desechan, etc.
- Embalaje y almacenamiento:
Se debe establecer un a metodología concreta adecuada al tipo y
naturaleza del producto. En este punto también puede existir una
legislación y normativa específica para esta fase del proceso.
- Transmisión y transporte:
el procedimiento de distribución del producto debe considerarse un
punto clave, ya que normalmente es donde pueden surgir más no
conformidades o reclamaciones por parte de los clientes; así mismo, si
fuera el caso se debería cumplir el procedimiento del control de las no
conformidades o reclamaciones por parte de los clientes.
- Protección: este último concepto debe ir asociado al tratamiento que le damos a la propiedad de las partes interesadas,
ya que sea la entrega del producto, cuyo propietario ya es el cliente,
como la entrega de un proyecto, que también es propiedad del cliente,
debe ser tratada de forma específica.
Finalmente, una vez gestionados y controlados los conceptos anteriores, debemos establecer un protocolo para realizar el Control de los trabajos postentrega.
Dependiendo de la
complejidad de cada uno de los puntos descritos anteriormente, deberemos
dedicar un procedimiento específico a cada uno de los conceptos, o bien
si debido a la simplicidad para el cumplimiento de los requisitos,
tanto acordados con el cliente, como cumpliendo la normativa o
legislación que le aplica, se puede incluir en un sólo procedimiento o
bien formando parte de otros donde se desarrollen otros procesos de la
empresa.
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