Para comprender la actividad de picking (selección y preparación de pedidos) es importante presentar su participación entre las principales actividades de almacenamiento. De forma de sencilla, todos los tipos de almacenes tienen las siguientes actividades básicas:
  •  Recepción de productos
  • Almacenamiento
  • Selección de productos según pedido de los clientes (Picking)
  • Despacho.
La preparación de pedidos o picking se puede definir como el proceso de selección y recogida de las mercancías de sus lugares de almacenamiento y su transporte posterior a zonas de consolidación con el fin de realizar la entrega del pedido efectuado por el cliente. De esta manera, nos centraremos en la actividad de recolección o selección de pedidos, conocida como orden de pedido, o simplemente picking, como se hará referencia de ahora en adelante.
Esta actividad dentro de un almacén es considerada como una de las más críticas. Dependiendo del tipo de almacén, entre 30% a 40% del costo de mano de obra se asocia con la actividad de picking. Junto con el costo, el tiempo de esta actividad influye substancialmente en el ciclo del pedido, es decir, el tiempo entre la recepción de la solicitud de un cliente y su correcta entrega de los productos.
El aumento progresivo de las necesidades y exigencias de los consumidores y de la competencia ha generado varias consecuencias para la actividad de almacenamiento en general.
Estas consecuencias pueden traducirse en tendencias generales, que se pueden observar en varios sectores:
  • Proliferación del número de SKU: las mayores exigencias de los clientes han aumentado el número de productos que las empresas trabajan actualmente.
  • Aumento en el número de pedidos: los clientes empezaron a trabajar más en filosofías de reabastecimiento continuo, con el objetivo de reducir sus niveles de inventario. Las cantidades más pequeñas de proceso implican un aumento en el número de pedidos a lo largo de tiempo.
  • Concentración en grandes almacenes: el paradigma de la presencia local comienza a dejar de existir. Las empresas están empezando a adoptar una operación con menos depósitos y puntos de venta, concentrando stocks y obteniendo ahorros con la consolidación de las cargas.
  • Entrega al día siguiente: con una exigencia cada vez mayor al reducir el tiempo de reabastecimiento para los clientes.
Además de estas tendencias, las empresas se han dado cuenta de la importancia del uso del servicio como diferencial del valor agregado de sus productos. La calidad del producto es un prerrequisito y servicios como entrega a domicilio y ventas por internet aumentaran el nivel de exigencia y la productividad de las actividades de almacenamiento y transporte.
De esta manera, la actividad de picking debe ser flexible para asegurar una operación dentro de las necesidades determinadas por el cliente, utilizando sistemas de control y monitoreo que soporten los niveles de servicio y calidad exigidos.
¿Qué hacer para mejorar el sistema de PICKING?
Independientemente de su tamaño, volumen, tipos de stock, necesidades de los consumidores y tipos de sistemas de control de las operaciones del almacén, hay ciertos criterios que se aplican en cualquier actividad de picking.
Estos criterios deben guiar la ubicación de los productos en el área de almacenamiento y el flujo de información y documentos.
  • Priorizar los productos de mayor movimiento
El primer paso es la identificación de los productos de mayor movimiento. En la mayoría de los casos será un pequeño grupo de productos que corresponde a una gran parte del manejo en un almacén. Es la conocido como ley de Pareto, donde 20% de los productos corresponden al 80% de las unidades. Se consideran productos de alto volumen.
Alrededor del 55% de los productos corresponden al 95% del volumen movido. Estos 35% de se consideran productos en volumen medio. El restante 45% de los productos son considerados productos de bajo volumen, correspondiente a cerca del 5% del volumen total de lo movido.
Los productos de mayor movimiento deben estar en las posiciones de más fácil acceso para los operadores y para más fácil reabastecimiento. El objetivo es priorizar para reducir al mínimo la distancia entre el operador que realiza la recolección y productos a obtenerse. De esta manera, los productos de mayor rotación deben ubicarse se en las zonas más cercana a la actividad de recolección.
En importante tener en cuenta un área para el almacenamiento y la recolección de productos de pequeñas dimensiones y otro para los de gran volumen. Igualmente, contar con un área de despacho de tamaño suficiente a fin de evitar la acumulación en el despacho o en la línea de recolección.
  • El uso de documentación clara y de fácil operación
Un documento de picking debe proporcionar instrucciones específicas al operador a fin de facilitar la separación de productos. Debe contener sólo la información relevante: Ubicación de producto, Descripción y cantidad requerida. Además, dicha información se debe resaltar en el documento, con el fin de facilitar la lectura. Una lista de picking bien diseñada reduce el tiempo de lectura y búsqueda de productos por parte el operador, disminuyendo el tiempo de la actividad.
  • Organizar los pedidos de acuerdo a la configuración física
Es necesario que cada pedido enviado a la zona de picking este configurado según las restricciones de ubicación de los productos. Es decir, en la generación de documentos de picking, estos deben ser armados seguidamente, de forma de reducir el movimiento del operador, y además debe observarse la proximidad de los productos.
  • Mantener un sistema eficiente de localización de los productos
Un sistema eficiente para la selección de órdenes requiere un sistema de localización de productos muy preciso. Con la estandarización de direcciones para la localización de productos y uso de tecnologías que aceleran la identificación de una posición, es posible reducir la tiempo para buscar un producto en fracciones de segundos, acelerando la actividad de selección de pedidos.
  • El operador se debe evaluado continuamente
Para evitar errores en la selección de los pedidos (productos incorrectos o cantidades productos incorrecta) el operador debe ser evaluado para la correcta selección de los pedidos. Su desempeño se debe medir continuamente y cualquier desviación alrededor de una meta aceptable, debe ser revisada y analizada a fin identificar si la causa es del sistema o del operador.
  • Evitar contar los productos durante la recolección
­­­­Contar los productos aumenta sustancialmente el tiempo de separación de pedidos. Esto puede evitarse con soluciones simples, como soluciones de embalaje. Por ejemplo, si el operador necesita separar 1000 unidades de un producto en particular, si tal producto se agrupa en paquetes de 100 unidades, esto facilitaría el trabajo. Además, ayudaría a eliminar los errores en la separación.
  • Eliminación de documentos en papel
Cualquier documento de papel toma demasiado tiempo en una actividad de picking. La información escrita debe ser leída, interpretada y algunas veces en comparación con algún sistema de control, lo que típicamente conlleva a errores. Hay tecnologías que son cada vez más accesibles, reduciendo y hasta eliminando el flujo de papeles, incluyendo lectores de código de barras, sistemas de reconocimiento de voz y radio frecuencia terminales.
Estos criterios generales pueden guiar la planificación de la actividad de picking. Sin embargo a pesar de las diversas tecnologías existentes y estrategias planteadas, la actividad de picking no es una tarea muy simple y siempre es susceptible de mejorase.